Przygotowanie i złożenie wniosku o grant to dopiero początek. LGD sprawdza, czy wniosek spełnia wymagania konkursu, ocenia jego jakość według określonych kryteriów, ustala kwotę grantu i wybiera projekty, które otrzymają dofinansowanie.
Poniżej opis całego procesu oceny i wyboru Grantobiorców w skróconej wersji.
1. Sprawdź ogłoszenie o naborze
Przed przygotowaniem wniosku zapoznaj się z ogłoszeniem o konkursie i jego załącznikami. W ogłoszeniu znajdziesz między innymi:
- termin, miejsce i sposób składania wniosków;
- kwotę środków przeznaczonych na konkurs;
- rodzaje zadań, które mogą otrzymać wsparcie;
- maksymalną wysokość grantu;
- kryteria wyboru i zasady przyznawania punktów;
- wzór wniosku o powierzenie grantu;
- wzór umowy o powierzenie grantu;
- wykaz wymaganych załączników;
- informacje o wymaganych dokumentach potwierdzających spełnienie kryteriów.
Ogłoszenie jest publikowane na stronie internetowej LGD co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem naboru, a najwcześniej 30 dni przed jego rozpoczęciem. Termin składania wniosków wynosi od 14 do 60 dni.
2. Złóż wniosek w systemie OMIKRON
Wniosek o powierzenie grantu, czyli WoPG, składa się elektronicznie w generatorze wniosków w systemie OMIKRON. Link do tego systemu będzie wskazany w ogłoszeniu o konkursie. Trzeba będzie założyć tam konto, aby móc potem złożyć wniosek..
Ważne zasady:
- wniosek musi zostać wysłany w terminie wskazanym w ogłoszeniu;
- system zapisuje dokładną datę, godzinę i minutę wysłania;
- wniosek wysłany w inny sposób niż przez OMIKRON uznaje się za niezłożony;
- każdy wniosek otrzymuje indywidualny numer;
- w jednym naborze można złożyć tylko jeden wniosek;
- po wysłaniu wniosku nie można go edytować.
Jeżeli chcesz coś zmienić, możesz wycofać wniosek w systemie OMIKRON i ponownie złożyć poprawioną wersję — ale tylko w czasie trwania naboru.
Po skutecznym wysłaniu dokumentów system wygeneruje potwierdzenie wysłania. Zachowaj je na przyszłość.
3. LGD sprawdza bezstronność oceny
Oceny dokonuje Rada LGD. Aby zapewnić uczciwość i bezstronność procedury, przed oceną członkowie Rady oraz pracownicy Biura LGD składają oświadczenia o braku konfliktu interesów i zachowaniu poufności.
Jeżeli członek Rady jest powiązany z wnioskodawcą lub ma inny interes związany z danym projektem, nie może oceniać tego wniosku ani podejmować decyzji w jego sprawie.
LGD prowadzi również rejestr interesów członków Rady i sprawdza ich powiązania między innymi na podstawie publicznych rejestrów, takich jak CEIDG lub KRS.
4. Najpierw sprawdzane są warunki podstawowe
Gdy upłynie termin na złożenie wniosków, LGD rozpoczyna ich ocenę. W pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy wniosek spełnia wszystkie podstawowe warunki przyznania grantu.
LGD sprawdza między innymi:
- czy wniosek został złożony w terminie;
- czy został złożony w wymaganej formie i miejscu;
- czy jest kompletny;
- czy zawiera wszystkie wymagane załączniki;
- czy projekt jest zgodny z ogłoszeniem i regulaminem konkursu;
- czy projekt mieści się w zakresie projektu grantowego;
- czy wnioskodawca jest uprawniony do otrzymania grantu;
- czy wnioskodawca ma nadany numer EP przez ARiMR
- czy planowane wydatki są niezbędne, racjonalne i kwalifikowalne;
- czy projekt może przyczynić się do osiągnięcia celu konkursu.
Ocena odbywa się na podstawie wniosku, załączników oraz informacji znajdujących się w dostępnych rejestrach i systemach.
Jeżeli wniosek nie spełnia choćby jednego podstawowego warunku, otrzymuje ocenę negatywną i nie przechodzi do oceny punktowej.
5. Następnie projekt otrzymuje punkty
Wnioski, które spełniają wszystkie warunki podstawowe, są oceniane według kryteriów wyboru grantobiorców. Punkty przyznawane są na podstawie informacji zawartych we wniosku i dołączonych dokumentach. Jeżeli z dokumentacji nie wynika, że dane kryterium zostało spełnione, punkty za to kryterium nie zostaną przyznane.
Przykładowe kryteria stosowane w konkursie dotyczącym ochrony dziedzictwa kulturowego lub przyrodniczego obejmują:
- korzystanie ze szkolenia i doradztwa LGD;
- skierowanie projektu do grup znajdujących się w niekorzystnej sytuacji;
- zaplanowanie promocji LGD i źródła finansowania;
- doświadczenie wnioskodawcy;
- potencjał organizacyjny, techniczny lub ekonomiczny;
- wykorzystanie lokalnego dziedzictwa kulturowego lub przyrodniczego;
- realizację projektu w miejscowości liczącej mniej niż 5 tysięcy mieszkańców;
- planowany czas realizacji projektu.
Minimalny próg punktowy wynosi 25% maksymalnej liczby punktów, czyli 20 punktów. Szczegółowe kryteria i sposób przyznawania punktów zawsze znajdują się w ogłoszeniu o konkursie.
Jak obliczany jest wynik?
Każdy uprawniony członek Rady LGD ocenia wniosek indywidualnie i niezależnie. Następnie punkty przyznane przez poszczególnych członków są sumowane, a wynik dzielony przez liczbę osób uczestniczących w ocenie. Ostateczna liczba punktów jest podawana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, z zaokrągleniem w dół. Jeżeli członkowie Rady różnią się w ocenie danego kryterium, omawiają sprawę i ustalają wspólne stanowisko. Osoba, która podtrzymuje odmienną ocenę, musi ją pisemnie uzasadnić.
6. Możliwe wezwanie do uzupełnienia
Jeżeli podczas oceny pojawią się wątpliwości lub braki w dokumentacji, LGD może wezwać wnioskodawcę do:
- złożenia dodatkowych dokumentów;
- przedstawienia wyjaśnień;
- poprawienia określonych części wniosku;
- uzupełnienia brakujących informacji.
Wezwanie jest przekazywane przez system OMIKRON. Termin na odpowiedź nie może być krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia wezwania. Termin ten nie podlega przywróceniu, dlatego trzeba regularnie sprawdzać wiadomości w systemie. Odpowiedź musi dotyczyć wyłącznie kwestii wskazanych w wezwaniu. Nie należy samodzielnie przesyłać dodatkowych dokumentów ani wprowadzać zmian, o które LGD nie prosiła. Uzupełnienie nie może prowadzić do istotnej zmiany projektu. Jeżeli wnioskodawca nie odpowie w terminie, LGD może uznać, że wymagane okoliczności nie zostały wyjaśnione, a wniosek nie spełnia warunków lub dane kryterium nie zostało potwierdzone.
7. Informacja o wyniku oceny
Po zakończeniu oceny LGD przekazuje wnioskodawcy informację zawierającą:
- liczbę przyznanych punktów;
- uzasadnienie oceny;
- ustaloną kwotę grantu;
- uzasadnienie wysokości tej kwoty;
- informację o możliwości wniesienia odwołania.
Lista ocenionych wniosków jest również publikowana na stronie internetowej LGD.
8. Odwołanie od oceny
Jeżeli nie zgadzasz się z wynikiem oceny, możesz złożyć jedno odwołanie za pośrednictwem systemu OMIKRON. Odwołanie należy złożyć w terminie 7 dni od dnia doręczenia informacji o wyniku oceny. Może ono dotyczyć:
- oceny spełnienia warunków przyznania grantu;
- liczby punktów przyznanych za poszczególne kryteria;
- ustalonej kwoty grantu;
- naruszeń proceduralnych, które mogły mieć wpływ na ocenę.
Odwołanie powinno zawierać między innymi numer WoPG, wskazanie konkretnego elementu oceny, z którym się nie zgadzasz, oraz szczegółowe uzasadnienie. Rada LGD może odwołanie uwzględnić albo pozostawić wcześniejszy wynik bez zmian. Decyzja w sprawie odwołania jest ostateczna.
9. Ustalenie kolejności i wybór projektów
Po rozpatrzeniu odwołań Rada LGD podejmuje ostateczną decyzję o wyborze grantobiorców.
Projekty są ustawiane na liście według liczby uzyskanych punktów:
- najwyżej znajdują się projekty z największą liczbą punktów;
- niżej umieszczane są projekty z mniejszą liczbą punktów;
- granty przyznawane są do wyczerpania środków dostępnych w konkursie.
Jeżeli dwa projekty uzyskają taką samą liczbę punktów, stosuje się najpierw kryteria rozstrzygające. Jeżeli nadal nie można ustalić kolejności, decyduje wcześniejsza data i godzina złożenia wniosku w systemie OMIKRON.
Wniosek może więc:
- zostać wybrany i mieścić się w limicie środków;
- zostać wybrany, ale trafić na listę rezerwową;
- nie zostać wybrany, ponieważ nie spełniał warunków lub nie uzyskał minimalnej liczby punktów;
- nie zostać wybrany z powodu braku środków, mimo uzyskania wymaganej liczby punktów.
Lista rezerwowa może zostać wykorzystana, gdy wybrany grantobiorca zrezygnuje, nie podpisze umowy albo jego umowa zostanie rozwiązana.
10. Ustalenie kwoty grantu
Kwota wskazana we wniosku nie zawsze musi być kwotą ostatecznie przyznaną.
Rada LGD może ją zmniejszyć, gdy:
- przekracza maksymalny poziom dofinansowania;
- zawiera wydatki niekwalifikowalne;
- zaplanowane koszty są nieracjonalne;
- przekroczone zostały limity dotyczące wnioskodawcy;
- zmniejszenie kwoty pozwoli na umieszczenie projektu w limicie dostępnych środków.
Jeżeli Rada LGD ustali kwotę niższą od wnioskowanej, musi uzasadnić swoją decyzję.
11. Podpisanie umowy
Z wybranym grantobiorcą LGD zawiera umowę o powierzenie grantu. Przed podpisaniem umowy LGD może poprosić o dodatkowe dokumenty lub ponownie sprawdzić, czy grantobiorca spełnia wszystkie wymagania. Jeżeli wymagane dokumenty nie zostaną dostarczone, umowa może nie zostać zawarta.
Grantobiorca powinien pamiętać, że:
- wniosek o powierzenie grantu staje się załącznikiem do umowy;
- zadanie należy zrealizować zgodnie z wnioskiem i umową;
- zmiany w projekcie wymagają wcześniejszej akceptacji LGD;
- zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową.
Najważniejsze wskazówki dla grantobiorcy
Aby zwiększyć szanse na pozytywną ocenę:
- dokładnie przeczytaj ogłoszenie, regulamin i kryteria wyboru;
- przygotuj kompletny wniosek i wszystkie wymagane załączniki;
- opisuj projekt konkretnie, jasno i bez ogólników;
- pokaż, w jaki sposób projekt odpowiada na potrzeby mieszkańców i cele LSR;
- uzasadnij każdy wydatek i wykaż, że jest potrzebny do realizacji zadania;
- dołącz dokumenty potwierdzające doświadczenie, potencjał i spełnienie kryteriów;
- sprawdzaj regularnie wiadomości w systemie OMIKRON;
- pilnuj terminów wskazanych w wezwaniu;
- nie wprowadzaj zmian we wniosku bez wezwania LGD;
- jeżeli nie zgadzasz się z oceną, złóż odwołanie w ciągu 7 dni;
- przed rozpoczęciem jakiejkolwiek zmiany w projekcie uzyskaj zgodę LGD.
W skrócie
Proces wyboru projektu wygląda następująco:
ogłoszenie o konkursie → złożenie wniosku → sprawdzenie warunków → ocena punktowa → ewentualne uzupełnienia → informacja o wyniku → odwołanie → ostateczny wybór i ustalenie kwoty → podpisanie umowy.
Najważniejsze jest to, aby przygotować wniosek zgodnie z ogłoszeniem, udokumentować wszystkie informacje i pilnować komunikatów oraz terminów w systemie OMIKRON, a procedurę można znaleźć TUTAJ